Пресс-центр / новости / Администрация /

Новые схемы закупок

Уважаемые сотрудники! Просьба ознакомиться с новыми схемами закупок по грантам и договорам, а также по закупкам из бюджета, накладных и финансового результата. В приложениях к новости размещены новые образцы решения о закупках по указанным источникам. Все схемы также описаны в разделе Инструкции - Финансовые вопросы. Данная схема вводится в действие с 15 октября 2024 года. Раннее подготовленные и подписанные документы (до 15.10.2024 г., по старой форме) будут так же приниматься в работу.  С уважением, заместитель директора по финансам ГНЦ ИБХ РАН О.Д. Клигис.

закупки

Гончарук С.А.

Схема закупок за счет средств Грантов, Договоров и Соглашений

На основании подпунктов 4-6, пункта 1, раздела 2, главы IV Положения о закупке товаров, работ, услуг ГНЦ ИБХ РАН):

  1. Ответственный за осуществление закупки:
    1. Подготавливает комплект документов
      • решение о закупке у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (типовая форма, см. прикрепленный файлы);
      • проект договора (2 экз);
      • обоснование НМЦД;
      • приложения (выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП распечатывать не нужно);
    2. Осуществляет согласование проекта договора с Поставщиком (Подрядчиком, Исполнителем).
  2. Согласование в Коммерческом отделе (2 раб. дня):
    1. Проверка сотрудником коммерческого отдела
      • полномочия сторон;
      • пункт положения в соответствии с источником финансирования;
      • наличие документов обоснования НМЦД;
      • наличие ОКПД2;
      • наличие страны происхождения товара (при закупке товаров);
      • наличие необходимых реквизитов Поставщика;
    2. По результату проверки сотрудник коммерческого отдела визирует договор
    3. Согласованные документы передаются в ФЭО сотрудником коммерческого отдела.
  3. Согласование в ФЭО (с ответственным экономистом за шифр затрат) (1 раб. день)
    1. Проверка сотрудником ФЭО
      • источник финансирования;
      • срок действия источника финансирования;
      • целевое использование денежных средств;
      • НДС;
      • реквизиты Заказчика;
      • срок действия договора.
    2. По результату проверки сотрудник ФЭО, ответственный за шифр затрат, визирует договор и проставляет шифр затрат и визу на решении о закупке.
    3. Согласованные документы передаются Заместителю директора по финансам сотрудником ФЭО.
  4. Согласование зам. директора по финансам (2 раб. дня). Согласованные документы забирает секретарь.
  5. Подписание договора (2 экз.) дирекцией (1 раб. день)
  6. Ответственный за осуществление закупки забирает подписанный дирекцией договор
    1. направляет по эл. почте на zakupki_ibch@mail.ru комплект документов для размещения извещения в ЕИС, в составе:
      • проект договора (word);
      • скан договора с визами (pdf);
      • служебная записка (pdf);
      • коммерческие предложения (pdf);
      • приложения к служебной записке (при наличии) 
    2. все документы по закупке направляются в одном письме отдельными файлами
    3. наименование документа, номер и дата (при наличии) должны соответствовать его содержанию
    4. тема письма: на извещение + сумма договора
    5. срок подготовки извещения - 2 раб. дня
  7. Ответственный за осуществление закупки направляет оригинал договор, подписанный со стороны заказчика (2 экз.) по почте (или курьером) и по эл. почте (1 экз.) для подписания со стороны поставщика (подрядчика, исполнителя).
  8. Ответственный за осуществление закупки направляет по эл. почте на zakupki_ibch@mail.ru подписанный договор с визами (pdf) в течение 1 раб. дня с момента его заключения для внесения в реестр договоров в ЕИС.
    1. Тема письма: на регистрацию Договор №..., дата.
    2. Срок регистрации - 2 раб. дня.
  9. Ответственный за осуществление закупки:
    1. получает оригинал договора от поставщика (подрядчика, исполнителя);
    2. принимает доставку товаров (при наличии) и документы об исполнении в соотв. с условиями договора;
    3. осуществляет проверку документов об исполнении договора;
    4. подписывает счет об оплате у руководителя гранта (при закупке за счет гранта);
    5. предоставляет комплект документов об исполнении договора на согласование в ФЭО.
  10. Согласование документов об исполнении в ФЭО (с ответственным экономистом за шифр затрат) - 1 раб. день.
    1. Проверка:
      • комплектность документов в соотв. с условиями договора;
      • счет на оплату;
      • реквизиты;
      • ТОРГ-12, УПД, Акты и т.д.;
      • НДС
    2. По результату проверки сотрудник ФЭО, ответственный за шифр затрат, проставляет шифр затрат и подпись на счете.
  11. Ответственный за осуществление закупки:
    1. предоставляет документы об исполнении на подпись в дирекцию - 1 раб. день;
    2. направляет документы об исполнении договора (ТОРГ-12, УПД, Акты и т.д.) по эл. почте на zakupki_ibch@mail.ru для внесения в реестр договоров в ЕИС;
    3. получает визу о регистрации договора в Коммерческом отделе - 1 раб. день;
    4. предоставляет документы об исполнении в бухгалтерию на оплату.
  12. Бухгалтерия осуществляет оплату по договору - 2 раб. дня.

Схема закупок за счет внебюджетных средств

  1. Инициатор закупки:
    1. при наличии обоснования НМЦД согласовывает финансирование закупки с зам. директора по финансам
    2. при отсутствии обоснования НМЦД направляет заявку на закупку в отдел ОМТР
    3. в случае закупки у ед. поставщика на основании пп.30, п.1, раз. 2, гл IV Положения о закупке, согласовывает с начальником коммерческого отдела.
    4. согласование осуществляется по эл. почте:
      • Заместитель директора по финансам О.Д.Клигис - kligisolga@yandex.ru
      • Начальник Коммерческого отдела А.С.Пирогов - pal7070@mail.ru
  2. Ответственный за осуществление закупки:
    1. Подготавливает комплект документов
      • решение о закупке у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) (типовая форма, см. прикрепленные файлы);
      • проект договора (2 экз);
      • обоснование НМЦД;
      • приложения (выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП распечатывать не нужно);
    2. Осуществляет согласование проекта договора с Поставщиком (Подрядчиком, Исполнителем).
  3. Согласование в ФЭО (с ответственным экономистом за шифр затрат) (1 раб. день)
    1. Проверка сотрудником ФЭО
      • источник финансирования;
      • срок действия источника финансирования;
      • целевое использование денежных средств;
      • НДС;
      • реквизиты Заказчика;
      • срок действия договора.
    2. По результату проверки сотрудник ФЭО, ответственный за шифр затрат, визирует договор и проставляет шифр затрат и визу на решении о закупке.
    3. Согласованные документы передаются Заместителю директора по финансам сотрудником ФЭО.
  4. Согласование зам. директора по финансам (2 раб. дня). 
  5. Согласование в Коммерческом отделе (2 раб. дня):
    1. Проверка сотрудником коммерческого отдела
      • полномочия сторон;
      • пункт положения в соответствии с источником финансирования;
      • срок действия договора
      • наличие документов обоснования НМЦД;
      • наличие ОКПД2;
      • наличие страны происхождения товара (при закупке товаров);
      • наличие необходимых реквизитов Поставщика;
    2. По результату проверки сотрудник коммерческого отдела визирует договор
  6. Ответственный за осуществление закупки 
    1. направляет по эл. почте на zakupki_ibch@mail.ru комплект документов для размещения извещения (закупки от 100 т.р.) в ЕИС, в составе:
      • проект договора (word);
      • скан договора с визами (pdf);
      • служебная записка (pdf);
      • коммерческие предложения (pdf);
      • приложения к служебной записке (при наличии) 
    2. все документы по закупке направляются в одном письме отдельными файлами
    3. наименование документа, номер и дата (при наличии) должны соответствовать его содержанию
    4. тема письма: на извещение + сумма договора
    5. срок подготовки извещения - 2 раб. дня
  7. Ответственный за осуществление закупки
    1. направляет согласованный проект договора по эл. почте для подписания со стороны поставщика (подрядчика, исполнителя);
    2. получает договор, подписанный со стороны поставщика (подрядчика, исполнителя);
    3. получает визы на договоре в ФЭО (ответственный за шифр затрат) и Коммерческом отделе;
    4. предоставляет договор на подпись в дирекцию;
    5. направляет по эл. почте на zakupki_ibch@mail.ru подписанный договор с визами (pdf) в течение 1 раб. дня с момента его заключения для внесения в реестр договоров в ЕИС:
      • Тема письма: на регистрацию Договор №..., дата.
      • Срок регистрации - 2 раб. дня.
    6. принимает доставку товаров (при наличии) и документы об исполнении в соотв. с условиями договора;
    7. осуществляет проверку документов об исполнении договора;
    8. предоставляет комплект документов об исполнении договора на согласование в ФЭО.
  8. Согласование документов об исполнении в ФЭО (с ответственным экономистом за шифр затрат) - 1 раб. день.
    1. Проверка:
      • комплектность документов в соотв. с условиями договора;
      • счет на оплату;
      • реквизиты;
      • ТОРГ-12, УПД, Акты и т.д.;
      • НДС
    2. По результату проверки сотрудник ФЭО, ответственный за шифр затрат, проставляет шифр затрат и подпись на счете.
  9. Ответственный за осуществление закупки:
    1. предоставляет документы об исполнении на подпись в дирекцию - 1 раб. день;
    2. направляет документы об исполнении договора (ТОРГ-12, УПД, Акты и т.д.) по эл. почте на zakupki_ibch@mail.ru для внесения в реестр договоров в ЕИС;
    3. получает визу о регистрации договора в Коммерческом отделе - 1 раб. день;
    4. предоставляет документы об исполнении в бухгалтерию на оплату.
  10. Бухгалтерия осуществляет оплату по договору - 2 раб. дня.

15 октября

Прикрепленные файлы:

Решение о закупке у ед. поставщика за счет средств гранта 223-ФЗ
docx, 16.78 Кб
Решение о закупке у ед. поставщика за счет средств договора НИР 223-ФЗ
docx, 16.6 Кб
Схема закупок
png, 852.78 Кб
Решение о закупке у ед. поставщика за счет внебюджетных средств
docx, 16.68 Кб
Схема закупок из внебюджетных средств
png, 846.64 Кб